Платежный календарь и анализ ДДС

Сколько денег должно быть у предприятия, чтобы обеспечить его функционирование и развитие? Как спланировать текущие расходы и предусмотреть будущие издержки? Если оставить денежные потоки предприятия на самотек, то негативные последствия не заставят себя долго ждать
Эффективность работы предприятия, его финансовое благополучие и доходность во многом зависит от грамотного управления денежными средствами. Управление денежными потоками – непростая задача. Она требует значительных творческих усилий от ответственных за эту деятельность сотрудников. Сегодня большинство компаний сталкиваются с потерями от неэффективного использования денег. Механизмом, который позволяет контролировать ликвидность компании и эффективно использовать денежные средства является платежный календарь.

Кто рулит денежными потоками

Платежный календарь – это система управления денежными потоками (поступлениями и выплатами) компании. Хочется акцентировать внимание на слове «управление». В этом представлении управлять, значит планировать, контролировать и анализировать.

Как работают сегодня большинство средних и малых компаний, рассмотрим на примере производственного предприятия. В такой компании есть несколько подразделений:

• отделы продаж и закупок
• маркетинговый отдел
• администрация
• финансово-экономический отдел
• производственные участки

Все эти отделы выполняют свою конкретную работу, без которой предприятие не сможет существовать и развиваться. Чтобы подразделение выполняло свою функцию, необходимо использовать деньги. Так, службе закупок нужно оплачивать счета поставщиков, отделу маркетинга необходимо платить за рекламу, каждому подразделению надо покупать технику, канцтовары, ездить в командировки, получать заработную плату и т.д.

Кто решает, нужно ли сегодня понести затраты для деятельности отдела? На этот вопрос должен ответчать руководитель  подразделения или человек, которому он делегировал часть полномочий. Отсюда вывод: необходимость в затратах для каждого подразделения определяет руководитель подразделения.

На практике оно так и происходит. Руководитель подразделения принимает решение о том, что ему в отдел нужно купить новый компьютер, идет в бухгалтерию или финансовую службу и просит, чтобы ему оплатили покупку этого компьютера. И хорошо, если сегодня на расчетном счете деньги есть – тогда бухгалтер оплачивает этот счет и проблема решена. А если денег на счету нет или, представьте, что сегодня пришли пять человек и попросили денег больше, чем есть на счетах раза в два? И всем надо срочно? Как решить, кому не оплачивать? У вас тоже такое происходит?
Основные проблемы, с которыми сталкивается большинство компаний это:

• отсутствие системы планирования поступлений и выплат денежных средств
• отсутствие формализованных процессов, по которым заявки на выплаты денег подаются, утверждаются и собственно выплачиваются
• слабая культура платежной дисциплины как таковой

Для того чтобы платежный календарь заработал, необходимо начать планировать денежные потоки, прописать логику прохождения и утверждения заявок на выплаты, которая будет понятна каждому сотруднику. Реализация этой задачи невозможна без осознания главного принципа: планированием поступлений и выплат не может заниматься финансовый директор, финансовая служба или бухгалтер. Необходимо не распределять недельный план выплат по дням, а именно планировать выплаты и поступления компании. Если компания пытается запустить механизм платежного календаря и поручить финансовому отделу планировать потоки денежных средств, то шансы на запуск значительно снижаются. Почему? Да потому что необходимость в затратах каждого подразделения определяют руководители подразделений, а не финансовая служба.

Планирование денежных потоков – комплексная задача. Её необходимо решать руководителям подразделений совместно с финансово-экономической службой. Каждое подразделение планирует свои выплаты, например, на год помесячно. Эти планы собираются по всей компании и утверждаются руководством. В результате финансовый директор или главный бухгалтер может легко отказать в оплате счета, которого нет в утвержденном плане компании. С этого момента финансовая служба может эффективно распределять денежные потоки по каждому дню, размещая излишки на депозите и зарабатывая на этом, а, не привлекая как раньше в критические моменты кредиты и неся расходы по процентам.

Платежный календарь в действии

Внедрение платежного календаря подразумевает последовательное выполнение следующих задач:

• составить регламент планирования, в котором указать кто, в какие сроки, какие бюджеты планирует, согласовывает и утверждает
• составить регламент взаимодействия различных отделов с финансовой службой с целью осуществления выплат (кто и когда подает заявку на выплату денежных средств, в какие сроки и кем она должна быть утверждена, выплачена)
• автоматизировать упомянутые регламенты, обеспечив автоматический контроль превышения лимитов

Первые два пункта – это методологический участок работы. Очень важно составить эти регламенты и только потом приступать к автоматизации платежного календаря. Если попытаться решить отсутствие платежной дисциплины внедрением программного продукта без предварительного прописания процесса заявок на денежные средства, то так или иначе, отвечать на методологические вопросы при внедрении придется. В результате система может так и не запуститься, а причины незапуска останутся невыясненными.

Для автоматизации задач управления денежными средствами в большинстве случаев достаточно функционала документов, включенных в типовые конфигурации 1С, а гибко настраиваемый отчет «Платежный календарь», может стать не только инструментом финансиста, но и основным отчетом для анализа и управления расчетами и взаиморасчетами с контрагентами.

Анализ финансового состояния компании

Планирование и исполнение бездефицитного платежного календаря - важная, но далеко не единственная задача, стоящая перед руководством предприятия. Для получения информации о величине поступлений финансовых ресурсов и источниках их образования, а также о суммах и направлениях использования денежных средств в анализируемом периоде, используется отчет о движении денежных средств. Цель анализа ддс, прежде всего, анализ финансовой устойчивости и доходности бизнеса. Его отправной точкой является расчет денежных потоков, прежде всего, от операционной (текущей) деятельности.

Финансовое благополучие предприятия во многом зависит от притока денежных средств, обеспечивающих покрытие его обязательств. Отсутствие минимально-необходимого запаса денежных средств может указывать на финансовые затруднения. Избыток денежных средств может быть знаком того, что предприятие терпит убытки. Причина этих убытков может быть вызвана как с инфляцией и обесценением денег, так и с упущенной возможностью их выгодного размещения. В любом случае именно анализ движения денежных средств (ддс), позволит установить реальное финансовое состояние предприятия.

Анализ денежных потоков является одним из ключевых моментов в анализе финансового состояния предприятия, поскольку при этом удается выяснить, смогло ли предприятие организовать управление денежными средствами так, чтобы в любой момент в распоряжении фирмы было достаточное количество наличных денежных средств.

Согласно международному стандарту IAS7 отчет о движении денежных средств формируется не по источникам и направлениям использования средств, а по сферам деятельности предприятия - операционной, инвестиционной и финансовой. Этот отчет является очень важной информацией как для руководства предприятия, так и для его инвесторов и кредиторов.

Руководство может использовать сведения отчета при расчете ликвидности, при определении дивидендов, для оценки воздействий на общее состояние решений о финансировании каких-либо программ. Другими словами, руководству отчет о движении денежных средств необходим для того, чтобы определить будет ли у предприятия достаточно денежных средств для погашения краткосрочной кредиторской задолженности, для решения вопроса об увеличении поощрений работникам. Кроме того, отчет поможет планировать инвестиционную и финансовую политику.

Инвесторы и кредиторы используют данные отчета о движении денежных средств для исследования вопроса способно ли руководство управлять предприятием так, чтобы генерировать на счетах достаточное количество денежных средств для погашения долга, для выплаты дивидендов.

Отчет «Анализ движения денежных средств» использует настраиваемые пользователем в справочнике «Иерархия в отчетах» группировки статей ДДС и кроме информации о денежном потоке, содержит сведения о начальных и конечных остатках денежных средств на счетах и в кассах предприятия.