Алгоритм управления временем

Каждому клиенту Окнософта, если требуется, может быть выделено время специалистов на постоянной основе. Этого времени не так много, поэтому мы относимся к нему предельно внимательно и бережно, прилагая все усилия, чтобы не тратить его попусту. Решение о выделении времени принимает Окнософт.

Если время выделено, то оно управляется специальным алгоритмом, изложенным в этом документе. Алгоритм – это не бюрократия, а эффективность: и наша, и клиента. Алгоритм постоянно дополняется и улучшается, если в нем обнаруживаются неточности, ошибки или сбои.

Мы не продаем все свое время, потому что мы не вредители. Вредителей у клиентов и так полно, как среди купленных на полный рабочий день сотрудников, так и среди тех, кто их покупал. Мы точно знаем, что когда ресурс находится в «полном распоряжении» или «под рукой», то эффективность этого «распоряжения» резко стремится к нулю. Единственный действенный мотив заботы об эффективности – наличие ограничений. Вот эти ограничения мы для клиентов и создаем, искусственно. Заодно и для себя.

Лазейку для клиентов, которые настаивают на покупке сотрудника Окнософта на полный рабочий день, мы оставляем – есть такая возможность. Стоимость одних суток такой работы начинается со 100 000 рублей.

В рамках выделенного клиенту времени мы называем и соблюдаем сроки выполнения работ. Разумеется, бывают форс-мажоры и неожиданные удлинения сроков, в т.ч. по вине самих клиентов, не выполнивших вовремя свою часть работы.

Сроки выполнения работ определяет сам клиент, с учетом ограничений, просто выстраивая свои задачи в нужном порядке и размещая их в выделенном времени. Время выделяется порциями – понедельно, его величина известна заранее. Затраты времени на каждую задачу мы называем заранее. Клиент выбирает, в какую неделю поставить задачу, при этом не превышая свой недельный лимит. Просто, как автомат Калашникова.

Единственная сложность – необычные единицы учета времени. Мы не оцениваем работы в часах, мы используем баллы – некую условную единицу, которая характеризует трудоемкость задачи. Соответственно, недельный лимит мы тоже выделяем в баллах.

Итак, алгоритм:

1. В начале каждого месяца со всеми клиентами согласовывается недельный лимит
2. Все свои задачи клиент ведет в соответствующем приватном репозитории GitHub
3. Сотрудники Окнософт ежедневно просматривают новые задачи, и оценивают трудозатраты в баллах
4. Ответственный сотрудник клиента может распределять задачи по неделям (там же, в GitHub)
5. Задачи текущей недели не подлежат изменению, кроме исключительных случаев
6. Все новые задачи, поступающие в течение недели, воспринимаются как задачи будущих периодов, и никто не бросается их решать
7. К началу следующей недели ответственный сотрудник клиента уже подготовил новый план
8. Если есть задача, трудозатраты которой больше недельного лимита, то длина периода планирования увеличивается (до двух недель, месяца и т.д.)

Например, клиент получает лимит в 30 баллов в неделю. У него есть 10 задач, и мы поставили им оценки: 3 задачи по 3 балла, 2 задачи по 5 баллов, 1 задача по 8 баллов, 3 задачи по 13 баллов, 1 задача за 21 балл. Суммируем, получаем 87 баллов – общая трудоемкость задач. Значит, для выполнения всех задач требуется почти полные три недели. Дальше клиент просто выбирает, в каком порядке наполнить эти три недели по 30 баллов. В первую неделю, например, можно сделать задачу за 21 балл и три задачи по 3 балла.

Оставшееся время Окнософт тратит по своему усмотрению. Иногда – на клиентов, если синергетический эффект от такой работы покажется нам достойным внимания.

Ввиду нашей постоянной работы над собственной эффективностью, будет происходить дефляция оценок – схожие по сложности работы будут получать все меньше баллов. Соответственно, будут выполняться быстрее и за меньшие деньги. Так выгоднее – и Окнософту, и клиентам.