После закупа материалов в программе оформляется документ «Авансовый отчет» (Документы – Товары и услуги – Авансовый отчет).
На первой закладке кнопкой «Добавить» указывается информация о денежных средствах, полученных сотрудником, и сумме израсходованных денежных средств.
На закладке «Товары» перечисляются материалы, приобретенные подотчетным лицом, и данные о входящих документах. Если покупка сопровождалась НДС, необходимо:
1) Поставить галочку в колонке «Счет – фактура».
2) Указать данные счет - фактуры поставщика: его наименование, дату и номер счет – фактуры.
3) Нажать кнопку «Заполнить» - «Зарегистрировать предъявленные счета – фактуры». Программа автоматически сформирует счет – фактуру и подставит его в авансовый отчет.
Если товары поступают сразу на склад – он указывается в шапке документа В табличную часть вносятся и количество, и цены поступивших материалов.
Если товары поступают на склад по приходному ордеру на товары (с указанием операции « от подотчетника»), а затем уже оформляется авансовый отчет – в шапке документа, вместо поля «На склад» указывается «По ордеру», и выбирается оформленный на складе приходный ордер на товары. В этом случае
-закладку «Авансы» можно заполнить автоматически, по кнопке «Заполнить» - «Заполнить по остаткам».
-Закладку «Товары» можно заполнить автоматически, по кнопке «Заполнить» - «Заполнить по приходному ордеру», и внести цены материалов из документов поставщика вручную.
Задолженность по подотчетникам можно проконтролировать через главное меню «Отчеты» - «Взаиморасчеты» - «Ведомость по взаиморасчетам с подотчетными лицами».